Al aceptar la presente Política de Privacidad autorizas de igual forma el tratamiento de datos personales y los Términos y Condiciones.
Introducción
Bethesda Digital Colombia S.A.S. (vakano.studio) identificada tributariamente con NIT 901,108,949 – 8, sociedad legalmente constituida en Colombia (en adelante, la “Compañía” o “Nosotros”) para efectos de la presente política de tratamiento de datos, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, los Decretos 377 de 2013 y 886 de 2014, así como en las demás normas jurídicas que las reglamenten, complemente y/o modifiquen como demás normas jurídicas que desarrollen el derecho fundamental de protección de Datos Personales contenido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y dada su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos, garantiza el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización respecto a las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos que la Compañía, ha recopilado para las finalidades previstas en la Ley, la presente política y las autorizaciones respectivas.
Igualmente, de conformidad con la sentencia C-748 de 2011 proferida por la Corte Constitucional, los derechos del Titular de Datos Personales comprenden otras facultades como las de autorizar el Tratamiento, incluir nuevos datos, excluirlos o suprimirlos de una Base de Datos o archivo.
A través de la Ley 1266 de 2008, se reguló lo denominado “hábeas data financiero”, que comprende los derechos que tiene todo Titular para conocer, actualizar y rectificar su información personal comercial, crediticia, y financiera contenida en centrales de información públicas o privadas, que tienen como función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero de su Titular. La Ley 1266 de 2008, considera como Titular de la información tanto a las personas naturales como jurídicas.
A través de la Ley 1581 de 2012, se reguló el derecho de habeas data de forma más amplia que lo dispuesto en la Ley 1266 de 2008, incluyendo los derechos, privilegios y facultades de los Titulares respecto de los Datos Personales registrados en cualquier Base de Datos o archivo, administrado por entidades privadas o públicas.
La Ley 1581 de 2012, considera como Titular a las personas naturales, sin perjuicio de la titularidad por parte de personas jurídicas para ciertas situaciones especiales, como las previstas en la sentencia C-748 de 2011 proferida por la Corte Constitucional. Si bien, la Ley 1581 de 2012 determinó que el régimen de protección de datos personales contenido en dicha ley no era aplicable a las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008, los principios se aplican de forma concurrente, al igual que las prohibiciones establecidas en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
La Compañía es una sociedad que en desarrollo de su objeto social recopila, comparte y utiliza su información personal y cómo usted puede ejercer sus derechos de privacidad. Esta Política de Privacidad se aplica a la información personal que recopilamos cuando utiliza nuestras aplicaciones y/o servicios y/o servicios web y/o herramientas virtuales de juegos móviles, sus aplicaciones de versiones móviles y de escritorio, programas, sistemas informáticos y cualquier aplicativo y/o contenido de la Compañía, foros, sitios web y otros productos y servicios en línea (colectivamente, los “Servicios”) o cuando interactúa de otro modo con Nosotros o el sitio https://elbitcointour.com/ (el “Sitio”) y/o cualquier sistema informático de la Compañía.
Igualmente, en desarrollo de las relaciones establecidas con sus usuarios, la Compañía actúa bajo el marco de la Ley 1266 de 2008 como fuente de verificación de información financiera, crediticia y comercial, en la medida de lo dispuesto en los T&C y verificaciones de pagos que se hagan a través del Sitio. En esa medida, en los eventos que la Compañía adelante actos para conocer el comportamiento de información financiera, lo hará en los términos previstos en esta normativa.
En los demás eventos, no previstos en la Ley 1266 de 2008 en los que la Compañía utilice Datos Personales, estará actuando bajo la Ley 1581 de 2012, incluyendo, pero sin limitarse, a los eventos de solicitud, recolección, administración de información personal de Titulares que no son clientes de la Compañía con quienes tuvo en el pasado una relación, pero ésta ya expiró, o que son proveedores y/o contratistas, empleados y accionistas de la Compañía.
En la presente política de privacidad, cuando nos referimos al usuario, se incluye, pero sin limitarse, a cualquier persona que tenga una relación contractual o comercial de cualquier índole con la Compañía, siendo cliente de ésta, como también a cualquier persona que acceda, use y/o solicite el Sitio, y en general cualquier aplicativo, correo electrónico, sistema informático y/o servicio de la Compañía así no sea un cliente ni tenga un contrato, ni haber contratado un producto y/o servicio de la Compañía.
Para los efectos indicados, la Compañía ha elaborado la presente la presente política de tratamiento de datos personales (en adelante, la “Política de Privacidad” o la “Política”), que es obligatoria y vinculante para todas las personas que hagan Tratamiento de Datos Personales registrados en las Bases de Datos de la Compañía y/o que accedan o usen el Sitio, correos, sitios, programas, sistemas informáticos y cualquier aplicativo y/o contenido de algún sitio web de la Compañía y aplicaciones móviles (en caso de que se llegará a crear más adelante) (conjuntamente igualmente como el “Sitio”), o los Datos Personales que el Titular del Dato Personal suministre y/o le llegare a suministrar a la Compañía a través de cualquier medio.
Objeto y destinatarios
La presente Política de Privacidad tiene como objeto brindar los lineamientos y la información necesaria y suficiente del derecho constitucional de hábeas data y protección de los datos personales que son objeto de Tratamiento por la Compañía, en el marco de la normatividad vigente Ley 1581 de 2012 “Ley de protección de datos personales” y Ley 1266 de 2008 “habeas data financiero”
Por lo anterior, se deja expresamente indicado que los derechos de los Titulares de la información que tengan el carácter de usuarios de la Compañía, en desarrollo del acceso y uso del Sitio se rigen por las disposiciones normativas citadas en el párrafo anterior, dependiendo el tipo de dato y el alcance de cada una de estas regulaciones; y los Datos Personales de otros Titulares de la información que no tengan esas calidades se regirán por la Ley 1581 de 2012. Igualmente, los datos de usuarios cuando vayan a ser utilizados para fines de mercadeo o publicitarios serán tratados siguiendo las previsiones de la Ley 1581 de 2012.
Cuando se hace referencia a las Leyes y normatividad aplicable al tratamiento de datos personales y habeas datas, se hace referencia no solo a la Ley 1266 de 2008 y 1581 de 2012, sino también a los decretos reglamentarios y compilatorios existentes de las mismas. Esta Política de Privacidad se aplicará a todas las Bases de Datos, tanto físicas como electrónicas, que contengan Datos Personales y que sean objeto de Tratamiento por parte de la Compañía, considerada como Responsable del tratamiento, e igualmente, en aquellos casos en que opere como encargada del Tratamiento de Datos Personales.
Alcance
Esta Política de Privacidad y tratamiento de datos, es de obligatorio conocimiento y cumplimiento para todas las personas naturales o jurídicas responsables de la administración de Bases de Datos Personales de la Compañía, usuarios, aliados comerciales, proveedores, contratistas y accionistas de la Compañía que tengan acceso a los Datos Personales de Titulares que les haya suministrado la Compañía, y a quienes se les exigirá el cumplimiento de esta Política de Privacidad.
Glosario
Para efectos de claridad y armonía, se incluyen las siguientes definiciones de términos que se usarán a través de la presente Política de Privacidad, conforme la normativa aplicable indicada anteriormente:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que serán objeto de Tratamiento. Esta podrá hacerse tanto por entidades públicas como privadas. Incluye información de archivos físicos y electrónicos (digitales).
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. De conformidad con la Ley 1581 de 2012, debe entonces entenderse el dato personal como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada y existente). Para efectos de la presente Política de Privacidad, se usará indistintamente el término Datos, tanto para los Datos Personales, como para la información protegida indicada en Ley 1266 de 2008, entendiendo que se aplica según corresponda, de conformidad con lo indicado en la introducción de la presente Política de Privacidad.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el título IV de Ley 1266 de 2008.
Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, o sensible. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas, los referidos a la profesión u oficio, a la calidad de comerciante o de servidor público, y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Así mismo, señaló que estos datos por su naturaleza pueden estar contenidos en registros públicos, gacetas y boletines oficiales, entre otros.
Datos sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. La Compañía actúa como encargado del Tratamiento de Datos Personales en los casos, en los que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta de un Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos. De acuerdo con la Sentencia C-748 de 2011 proferida por la Corte Constitucional es “el que define los fines y medios esenciales para el Tratamiento del dato, incluidos quienes fungen como fuente y usuario”, pudiendo poner los datos en circulación o utilizarlos de cierta manera.
Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. Para efectos de la presente Política de Privacidad, se usará indistintamente el término Titular tanto para los titulares bajo la Ley 1266 de 2008 (incluyendo personas jurídicas) como para los titulares bajo la Ley 1581 de 2012, entendiendo que se aplica según corresponda, de conformidad con lo indicado en la introducción de la presente Política de Privacidad.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso o circulación.
Principios
La Compañía aplicará los principios contenidos en la Ley 1581 de 2012, que para claridad y facilidad se indican a continuación:
Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento es una actividad reglada, que debe sujetarse a lo establecido en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, el artículo 4 de la Ley 1266 de 2008, decretos reglamentarios y demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de Transparencia: En el Tratamiento, debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: Todas las personas naturales o jurídicas que intervengan en la administración de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas en todo tiempo a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende la administración de datos, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
Principio de temporalidad: Los Datos Personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, entendido éste principio de temporalidad como aquél que ordena que el dato no podrá ser utilizado más allá del tiempo para el que fue previsto, y por lo tanto, la consecuencia natural de ello, es su exclusión de la base de datos dentro de la cual fue registrado, con el fin de evitar que la información allí consignada pueda ser usada para fines distintos, como aquellos con propósitos ilícitos o fraudulentos o de carácter comercial.
Interpretación integral de los derechos constitucionales: Los derechos se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los derechos constitucionales aplicables.
Principio de Necesidad: Los Datos Personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos.
Derechos de los titulares
Son derechos de los Titulares, los siguientes, sin perjuicio de cualquier otro derecho dispuesto en cualquier otra norma jurídica de protección de Datos Personales:
- Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
- Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
Tratamiento de los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes
El Tratamiento de este tipo de Datos Personales requiere de un especial respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
El uso de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes tendrá un trato especial en la Compañía, y este Tratamiento se hará en general cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho Tratamiento cumpla con los parámetros y requisitos de responder y respetar los derechos fundamentales y el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
En virtud de lo anterior y en caso de que la Compañía llegare a tratar Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, incluidos Datos sensibles, se realizará en principio a través de los canales de contacto de sus padres, los cuales aceptaran dicho Tratamiento con la autorización brindada en el Sitio al momento del registro de cuenta.
En el evento que un menor de edad suministre sus datos sin el respaldo y autorización de sus padres, la Compañía utilizará la información recaudada del menor para contactar al padre o tutor en los eventos necesario, y para obtener la respectiva autorización que se necesite. De igual manera la información tratada de los niños respecto al Sitio, se entiende respaldada por la de sus padres por lo que se evitará divulgar cualquier tipo de información del menor, si no cuenta con la autorización de sus padres o tutores.
Autorización
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, para el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. De conformidad con la Ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias, los Titulares no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de Datos sensibles.
Los Datos sensibles biométricos tratados, tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de los productos y/o servicios. De conformidad con el proceso de registro, verificación y validación en el Sitio como para el uso de ciertas aplicaciones y funcionalidades de la Compañía, se solicitan fotos, imágenes, localización de dispositivos, activación y habilitación de los mismos, y eventualmente otros datos biométricos.
Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el registro civil de las personas.
De tal manera que, respecto del uso de Datos Personales que no correspondan de manera específica al desarrollo de la relación legal o contractual establecida entre la Compañía y el Titular, sino que estén referidos al envío de información comercial o de carácter publicitario existirán los mecanismos, a través de la página web https://elbitcointour.com/ o correo electrónico vakano@vakano.studio que permitan al Titular de los datos, de manera sencilla y expedita manifestar su voluntad de no ser contactado para dichos fines.
La Compañía al momento de solicitar al Titular la autorización para el tratamiento de sus Datos Personales, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:
a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales y la finalidad del mismo.
b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre Datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
c) Los derechos que le asisten como Titular.
d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
La Compañía, como Responsable del Tratamiento, deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente numeral y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de ésta.
Finalidades del Tratamiento de datos
De acuerdo con lo establecido en la Ley 1266 de 2008 y en la Ley 1581 de 2012, y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los Titulares de la información, la Compañía realizará el Tratamiento de sus datos.
Los datos recolectados por la Compañía, serán utilizados para los fines propios del acceso y/o uso del Sitio por los usuarios, de conformidad con lo previsto en el código de comercio, el Decreto único 1074 de 2015 y demás normas que regulen de manera específica la materia como respecto de los servicios que ofrece y presta la Compañía a través de su página web https://elbitcointour.com/, correos electrónicos y/o sistemas informáticos. Entre dichos fines se encuentran los de:
a) Dar a conocer los servicios ofrecidos por la Compañía.
b) Proporcionar, mantener y mejorar nuestros Servicios actuales.
c) Evaluar la calidad y características de los servicios y productos de la Compañía así como del Sitio, para personalizar los servicios, mejorar y perfeccionar los servicios de la Compañía.
d) Evaluar, mantener, mejorar y profundizar la relación contractual, en sus distintas fases, incluyendo los actos relacionados con la etapa precontractual como el ofrecimiento de nuevos productos y/o servicios y/o información sobre eventos, novedades, promociones, publicidad y programas de fidelidad, mediante el uso de correo electrónico, correo postal, teléfono fijo, celular, fax, SMS, MSM, redes sociales o medios similares.
e) Actualizar los datos suministrados con la información que se encuentre disponible en los operadores de información o cualquier otra persona, entidad u organización que maneje o administre Bases de Datos con los fines legalmente definidos para este tipo de entidades.
f) Analizar, desarrollar e implementar herramientas de prevención de fraudes y/o suplantaciones y/o riesgos del sistema informático de la Compañía.
g) Proporcionar y entregar los productos y servicios que solicita y enviarle información relacionada.
h) Enviarle avisos técnicos, actualizaciones, alertas de seguridad, notificaciones automáticas y mensajes administrativos y de soporte.
i) Atender oportuna y eficazmente las solicitudes, quejas o reclamos interpuestos por los usuarios.
j) Adelantar los trámites y servicios que sean solicitados a la Compañía.
k) Actualizar Bases de Datos, incluyendo los casos en que se requiera transmitir o transferir a un tercero, la información para la validación, depuración, enriquecimiento y homogenización de datos, previo cumplimiento de las exigencias legales.
l) Ofrecer información adicional que beneficie la operación o uso de nuestro Sitio y/o servicios que ofrece la Compañía.
m) Elaborar estudios, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias, relacionados con los servicios que presta la Compañía.
n) Análisis de datos con fines investigativos, de innovación y desarrollo de nuevos productos y/o servicios.
o) Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, contractuales, comerciales y de registros comerciales, corporativos y contables.
p) Transmitir o transferir la información a encargados nacionales o internacionales, de terceros países que cumplan con los estándares mínimos fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio, con los que se tenga una relación operativa que provean los servicios necesarios para la debida operación de la Compañía.
q) Prestar servicios de información a través de los diferentes medios de contacto.
r) Compartir, transferir y transmitir los Datos Personales e información de los usuarios con terceros, incluyendo pero sin limitarse a, las filiales y accionistas de la Compañía como con las demás personas afiliadas y vinculadas con la Compañía y/o sus accionistas, y empresas con los cuales la Compañía tenga relación o esté en tratativas en asuntos relacionados con los productos y servicios de la Compañía, en Colombia o en el exterior.
s) Compartir, transferir y transmitir los Datos Personales e información de los usuarios con terceros, para darle a conocer información sobre productos y servicios así como con terceros proveedores, con el fin de llevar a cabo actividades operativas, tecnológicas, de soporte y administrativas relacionadas con la funcionalidad y/o utilización del Sitio, incluyendo pero sin limitarse a terceros que proveen servicios de soporte, análisis de datos, mercadeo, publicidad, atención al cliente, administración.
t) Mejorar las iniciativas promocionales de la oferta de prestación de servicios y actualización de productos de la Compañía.
u) Realizar todas las actividades necesarias para el cumplimiento de las diferentes etapas contractuales en las relaciones con los clientes actuales y potenciales.
v) Ofrecer, a través de medios propios o conjuntamente con terceros, información de productos financieros o no financieros relacionados con los adquiridos por el usurario.
w) Mantener un archivo digital que permita contar con la información correspondiente a cada contrato.
x) Comprender el manejo, administración y Tratamiento de datos e información que se encuentren reportadas ante cualquier operador de información y cualquier agencia de información comercial, tal como se contemplan en la Ley 1266 de 2008 así como las alertas y monitoreos de estas entidades.
y) Adelantar averiguaciones, hacer cruce de datos, confirmar y cualquier otra acción que la Compañía considere pertinente para la verificación de identidad, LA/FT, análisis de situación y/o información financiera y/o los datos suministrados por el usuario, acudiendo a entidades públicas, bases de datos, Internet, operadores de información de la planilla integrada de liquidación de aportes -Pila-, personas privadas que administren y pongan en conocimiento datos de usuarios, compañías especializadas o centrales de riesgo tales como Experian, TransUnion así como cualquier operador de información y cualquier agencia de información comercial tal como se contemplan en la Ley 1266 de 2008, como listas internacionales tales como ONU, FINCEN y/o OFAC (Office of Foreign Control). En todo caso el anterior listado es meramente enunciativo y no taxativo, pudiendo desestimar la consulta a dichas entidades públicas o compañías especializadas por los fines comerciales y operativos fijados por la Compañía, y acudir a unas nuevas, o adicionales, sean entidades de naturaleza pública o privada.
z) Para atender solicitudes judiciales, administrativas o de cualquier otra índole, por las autoridades competentes y de conformidad con la ley aplicable.
aa) Procesar información relacionada a la entrega de premios y recompensas en relación con el funcionamiento del Sitio.
bb) Enviar alertas relacionadas con mantenimiento o condiciones particulares del Sitio.
cc) Verificar y validar la información suministrada por los usuarios con la creación de cuenta en el Sitio, incluyendo validar información de carácter público, así como relacionada con pagos y entidades financieras.
dd) Demás actividades, íntimamente relacionadas con el objeto social de la Compañía las actividades y Servicios de la Compañía, el funcionamiento del Sitio, paras las cuales se requieran datos personales.
Es importante, que entiendas como Titular, que la Compañía puede compartir los datos e información del titular con terceros, a través de la API (Application Programming Interface) o Widgets u otras herramientas tecnológicas, lo que implica que dichos terceros, puedan entre otros, acceder a los datos e información de los Titulares del Sitio y/o almacenadas por la Compañía en el propio Sitio y/o las bases de datos de la Compañía.
Empleados, candidatos, proveedores y accionistas
Por otro lado, en relación con las finalidades previstas para los datos de candidatos, empleados, proveedores y accionistas, los datos recolectados por la Compañía, serán utilizados para evaluar los candidatos a ser contratados por la Compañía, pudiéndose compartir su hoja de vida e información relacionada con terceros para efectos de verificar la información y analizar al correspondiente candidato.
Los datos de los empleados tienen como finalidad desarrollar las relaciones laborales que existan con estos y la Compañía.
Respecto de los proveedores, la Compañía tiene como finalidades: conocer, analizar y determinar la idoneidad, comportamiento y características de los mismos, como los aspectos que se relacionen con los servicios y productos que ofrece la Compañía. Igualmente, dentro de las finalidades de los proveedores y contratistas se encuentran las de:
a) Realizar los procesos de selección, contractuales o relacionados con estos.
b) Realizar todos los trámites internos y el cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y de ley.
c) Gestionar el presupuesto de la Compañía.
d) Realizar todas las actividades necesarias para el cumplimiento de las diferentes etapas contractuales en las relaciones con proveedores y contratistas.
e) Expedir las certificaciones contractuales solicitadas por los contratistas de la Compañía.
f) Mantener un archivo digital que permita contar con la información correspondiente a cada contrato.
ara los accionistas, los datos tienen como finalidad desarrollar las relaciones con los accionistas en cumplimiento de los derechos, obligaciones y deberes establecidos en las normas legales, los estatutos y demás documentos corporativos de la Compañía.
Vigencia
Las Bases de Datos de la Compañía, tendrán el periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su Tratamiento y de las normas que regulen la materia.
Deberes en calidad de Responsable y Encargado del Tratamiento
a. Deberes en calidad de Responsable del Tratamiento
La Compañía, como Responsable del Tratamiento deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar a los Titulares, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar en las condiciones previstas en la ley, copia de las autorizaciones otorgadas por los Titulares cuando estas consten por escrito; cuando se hayan obtenido de manera telefónica o el Sitio de conformidad con los mecanismos correspondientes.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección, y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Informar que el uso que hace de los datos, es el correspondiente al desarrollo de sus relaciones con los usuarios, así como indicar que podrá utilizar los Datos Personales suministrados para el desarrollo de herramientas estadísticas y de prevención de fraude. Igualmente, señalará que solicita el consentimiento del usuario para hacerle envío de información comercial referida a los productos y servicios ofrecidos por ésta, puedan enviar publicidad sobre sus productos y servicios.
e) En el evento de permitir que aliados comerciales puedan conocer Datos Personales de contacto para realizar ofertas, se verificará que los titulares hayan dado su consentimiento para tales fines. En estos casos siempre existirá la opción clara y disponible de revocar el consentimiento, y los datos serán señalizados con el fin de evitar que se vuelvan a utilizar para realizar ese tipo de ofertas.
f) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
g) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
h) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
i) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento, en los eventos que el Responsable pueda evidenciar efectivamente que la información es incorrecta.
j) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
k) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
l) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
m) Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
n) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
o) Establecer, en los contratos celebrados con el Encargado del tratamiento, mecanismos sencillos pero eficientes de validación de datos, con el fin de procurar en todo momento el uso actualizado y adecuado de la información.
p) Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos. q) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares
b. Deberes en calidad de Encargado del Tratamiento
Los Encargados del Tratamiento, y en el evento en el cual la Compañía actúe como encargada, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Los Encargados deberán cumplir las condiciones mínimas de seguridad definidas en el Registro Nacional de Bases de datos, las cuales se pueden consultar en: https://www.sic.gov.co/.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes.
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares, en los términos señalados en la presente Política de Privacidad.
f) Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
g) Registrar en las bases de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del Dato Personal.
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
m) Verificar que el Responsable del Tratamiento tiene la autorización para el tratamiento de datos personales del Titular.
Transferencias y transmisión de Datos Personales
Sin perjuicio y en adición de lo indicado previamente sobre los datos de Titulares que compartimos con terceros, la Compañía podrá transferir y transmitir los Datos Personales a terceros con quienes tenga relación operativa, que le provean de servicios necesarios para su debida operación o funcionalidades y/o asuntos de sistema informático de la Compañía. En dichos supuestos, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus Datos Personales cumplan con la presente Política de Privacidad y con los principios de protección de Datos Personales y obligaciones establecidas en la ley.
En todo caso, cuando la Compañía transmita los datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de Datos Personales en el que indicarán: los alcances del tratamiento, las actividades que el Encargado realizará por cuenta del Responsable para el Tratamiento de los Datos Personales y, las obligaciones del Encargado para con el Titular y el Responsable.
Mediante dicho contrato, el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del Responsable bajo la Política y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables vigentes.
Además de las obligaciones que impongan normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado: Dar Tratamiento, a nombre del Responsable, a los Datos Personales conforme a los principios que los tutelan, salvaguardar la seguridad de las Bases de Datos en los que se contengan Datos Personales y guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.
En caso de transferencia, se dará cumplimiento a las obligaciones estipuladas en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.
Si cambia la propiedad o el control de la totalidad o de una parte de uno o varios de los servicios y/o productos y/o activos y/o derechos de la Compañía, esta puede transferir la información y datos de los Titulares al nuevo propietario.
Medidas de seguridad – almacenamiento
La Compañía cuenta con procedimientos y medidas con adecuados controles para mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, incluyendo, pero sin limitarse a los Datos Personales, como para la seguridad de la información y los datos, prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Lo anterior, incluye medidas y controles de seguridad física e informática, tecnológicos y de tipo ambiental, en instalaciones propias y/o centros de cómputo o centros documentales gestionados por terceros.
Los datos pueden ser almacenados de forma electrónica y en bases de datos de terceros y/o a través de terceros expresamente autorizados por la Compañía.
En caso de cualquier anomalía o circunstancia que afecte o pudiera afectar la seguridad de las Bases de Datos o información contenida en las mismas, o la confidencialidad o la reserva, el usuario deberá comunicarla a la Compañía, quien adoptará medidas oportunas frente al incidente reportado, sin perjuicio de las obligaciones de la Compañía de reportar a la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con lo indicado y las normas jurídicas aplicables en el caso de tratarse efectivamente de incidentes y eventos de conformidad con las normas jurídicas aplicables.
Destrucción
La destrucción de medios físicos y electrónicos se realiza a través de mecanismos que no permiten su reconstrucción. Se realiza únicamente en los casos en que no constituya el desconocimiento de norma legal alguna, dejando siempre la respectiva trazabilidad de la acción.
La destrucción comprende información contenida en poder de terceros como en instalaciones propias.
Procedimiento para atender los derechos de los Titulares
Los Titulares de Datos Personales, sin importar el tipo de vinculación que tengan con la Compañía pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada, de acuerdo con el procedimiento que se indica a continuación, incluyendo, pero sin limitarse a las consultas establecidas en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
a. Procedimiento de consultas
La Compañía y/o los Encargados, garantizan a los titulares de los Datos Personales o a sus causahabientes o personas autorizadas, el derecho de consultar toda la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación conforme se establece en la presente Política de Privacidad.
Las consultas dirigidas a Compañía deberán realizarse por medio de petición, y contener como mínimo la siguiente información:
a) Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes.
b) Lo que se pretende consultar.
c) La dirección física o electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus causahabientes o representantes y donde desea recibir notificaciones.
d) Número de identificación o procedimiento de validación correspondiente.
e) Debe haber sido presentada por los medios de consulta habilitados por la Compañía,
f) En el caso de solicitudes presentadas a través de la página web, se deberá resolver un cuestionario de validación de identidad.
g) Los causahabientes deberán acreditar el parentesco, adjuntando copia de la escritura donde se dio apertura a la sucesión y copia de su documento de identidad.
h) Los apoderados, deberán presentar los documentos que acreditan el apoderamiento.
Una vez que la Compañía reciba la solicitud de consulta de información por parte del Titular de los datos o su representante o tercero debidamente autorizado, a través de los canales establecidos por la Compañía, procederá a verificar que la solicitud contenga todas las especificaciones requeridas para efectos de poder valorar que el derecho se ejerza por un interesado o por un representante de éste, acreditando con ello, que se cuenta con la legitimidad legal.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la consulta.
b. Procedimiento de reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
- El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Si la Compañía no conoce la persona a quien deba trasladarlo, informará de inmediato al Titular.
Recibida la reclamación de forma completa, en un término máximo de dos (2) días hábiles contados desde la recepción, la Compañía incluirá en la Base de Datos donde se encuentren los datos personales del Titular, una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido - Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Igualmente, los Encargados garantizarán a los Titulares de Datos Personales contenidos en sus Bases de Datos o a sus causahabientes, el derecho de solicitar la revocatoria de la autorización o solicitar la supresión de la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación cuando consideren que se cumplen los parámetros establecidos por la ley o los señalados en la presente Política de Privacidad. Así mismo, se garantiza el derecho de presentar reclamos cuando adviertan el presunto incumplimiento de la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 o de la presente Política de Privacidad.
Las reclamaciones dirigidas a Compañía deberán contener como mínimo la siguiente información:
a) Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes.
b) La descripción clara de lo que se pretende reclamar, adjuntando los documentos que pretenda hacer valer.
c) La dirección física o electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus causahabientes o representantes y lugar de notificaciones.
d) Número de identificación o procedimiento de validación correspondiente.
e) Debe haber sido presentada por los medios de reclamación habilitados por la Compañía.
f) En el caso de solicitudes presentadas a través de la página web se deberá resolver un cuestionario de validación de identidad.
g) Los causahabientes deberán acreditar el parentesco adjuntando copia de la escritura donde se dio apertura a la sucesión y copia de su documento de identidad.
h) Los apoderados, deberán presentar los documentos que acreditan el apoderamiento.
El Titular, causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar este trámite de consulta o reclamo ante el responsable den tratamiento en primera medida, antes de dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC a formular una queja, en cuanto esta consulta o reclamo es requisito de procedibilidad para poder acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC.
Persona o área responsable de la atención a peticiones, consultas y reclamos
Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los Titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de la Compañía para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a:
Bethesda Digital Colombia S.A.S.
Correo electrónico: vakano@vakano.studio
Página web: https://elbitcointour.com
Legislación vigente y aplicable
De conformidad con lo indicado, se deja reiterada la especialidad que rige de manera preferencial para las actividades desarrolladas por la Compañía que se encuentran bajo la Ley 1266 de 2008 y sus decretos reglamentarios (habeas data), y los Datos Personales que por ser recogidos, utilizados o circulados con fines de colocación de productos entre Titulares sin relación vigente o recurrente con la Compañía, que quedan bajo el marco de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios (régimen general de protección de datos personales).
Vigencia y actualizaciones
La presente Política de Privacidad rige a partir del 19 de septiembre de 2023 y complementa las políticas asociadas, con vigencia indefinida.
Cualquier cambio sustancial en la Política de Privacidad, se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través del sitio web: https://elbitcointour.com
La Compañía adelantará actividades internas para que todos los trabajadores, administradores y en general personas vinculadas con la Compañía conozcan y comprendan esta Política como las normas de protección de datos.
